如何高效地支持一场会议？

从前开会，只是作为参会人员，从来没觉得这其中有啥考验人的事。想来，无非是会前、会中、会后三个时间段的具体事项跟踪而已。
直到我今天上午亲自参与搞砸一场会议组织，才深有感悟。因为我角色不重，所以感悟还不够深刻。所以，打算记录下来，供我自己好好琢磨参考。
其实我们花费的时间一点都不少，从上周四开始，我就已经在为这个会议做会前准备了。会前准备包括哪些方面？确定会议议程、搜集齐全所有的汇报资料、确定参会人员、确定会议时间地点；就在昨天，我们还去会场测试了音响和PPT，确保都能正常播放。
今天上午，原本这个会议定的是12：00准时开始。上班后，我突然接到通知说主持人变动，迅速做了调整，重新打印出来供主持人和两位大领导查阅。还接到了打印周报的通知。我又犯了个错误“过于纠结于细节”光是打印周报，反复调格式，打印出来好几个版本，反复修改，简单地打印环节，就花了我近1个小时。这事换以前的我，肯定会觉得这怎么可能？
可是再简单的事情，也只有亲自上手去做了，才知道自己是不是能快快搞定。就这样，改啊改，终于出来我自己喜欢的版本了。这时，想休息一会的我，查看手机时突然发现又接到通知参会人员有大的变动，因为临时加了一个会。我跟同事确认过后，立马着手修改。就在这个时候，又再接到一条通知，立刻马上，现在就开会。快把资料送过去。
跑过去会场的时候，我发现之前说的主持人在啊，那我又已经把主持人给改了，场面好尴尬。更尴尬的事情还有，我们主任在汇报期间发现屏幕看不清楚，是因为幕布上方的灯没有及时关掉；大领导发言的时候，话筒又出现问题，愣是不出声音，等到他发言都快结束了，才突然又恢复正常。
一场一个小时的月度例会，开得我好煎熬。会后，主任召集我们几个人开小会讨论，复盘了整个过程。这时我才知道，原来这种月度例会惯常都是在另一个小会议室召开的，如果是和平时一样，那许多问题都不会暴露出来。今天这场会，暴露了不少问题。领导们体验下来有些不悦，提醒我们要及时整改。
有些事情是可以提前做足功夫的。比如，提醒会务人员把座签摆放好；比如会议议程和周报也提前放到大领导位置上。他们关注的是议程，参会人员调整这些情况可以现场再和他们沟通即可。只要会议纪要保证如实反映就可以。
再比如会议当中，参会领导们是不能在会场走动的，但是我们这些会议支持人员，是可以及时地解决一些突发状况的。比如领导反馈“看不清屏幕”时，及时去把灯光调暗或是关掉。比如领导反馈外面楼道太吵，可以在楼下提前设置会议中，请不要喧哗的提示牌，以及工作人员的现场及时提醒。
总结下来，我所负责的这块工作，包括的全是细节：会议场所的准备、会议进行中的手机管理/提示、会议记录与录音、会议纪要等等。想要做到位，也需要好好磨练一番。其实我到现在为止，还没把这群领导专家们的面孔给认全，基本靠猜。
在一件事被搞砸之前，都只是小事。当然，能早早地搞砸事情，还是有积极意义的。暴露问题越早，能够得到解决的可能性也就越大。我安慰自己的功力也与日俱增。